Case 3: De Welzijnsorganisatie
Organisatie: middelgrote regionale instelling sociale zorg
Omvang 600 medewerkers, 350 werkplekken, 35 locaties waarvan 2 groter dan 150
Opdracht: Rationaliseren en efficiënter inzetten van servers, netwerken en telefonie.
Reduceren investeringsbudget lopend jaar en exploitatiekosten ICT.
Behaald resultaat:
● Reductie exploitatiekosten lopende jaar: €134.000,- (op totaal van €1.174.000,-) een besparing van 11%;
● Reductie investeringsbudget volgende 3 jaren: €190.000,- (op totaal van €720.000,-) een besparing van 27%;
● Reductie telefonie kosten
● Herinzet vrijgekomen fte ICT-personeel ten gevolge van verbetering netwerken en telefonie voor nuttiger doelen;
● Herstel relatie gebruikers – ICT-afdeling
Aangetroffen:
- Sterke versnippering door geschiedenis van samenvoegen diverse stichtingen. Veel locaties met vrij hoge autonomie.
- Focus in organisatie overwegend op leveren van zorg, veel minder op efficiency. Veel korte termijn denken (penny wise, pound foolish).
- Techniek: homogeen, maar overbemeten infrastructuur RekenCentrum (‘gouden servers’).
- Zeer rigide ingerichte en gehandhaafde architectuur met focus op eenvormigheid en beheersgemak. Hierdoor frustraties bij gebruikers en vaak dure oplossingen voor relatief eenvoudige vraagstukken.
- Investeringsplan was vooral technisch gedreven. Technische en financiële afschrijving werden beide geforceerd op 3 jaar.
- Lokale voorzieningen van met name telecom en netwerken zeer divers en weinig robuust. Veel storingen op de locaties met bijbehorend productieverlies en kosten ondersteuning ICT-afdeling.
- Half-afgemaakte migratie telecom-leveranciers waardoor bij beide partijen onnodige capaciteit en overhead werd afgenomen.
- Een oerwoud aan lokaal afgesloten telecom contracten, grotendeels uit de consumentenmarkt.
- Nauwelijks rapportages over benutting van de afgenomen diensten.
- Grote diversiteit telefonieapparatuur met dito contractering.
- Geen evenredige doorbelasting ICT-kosten, waardoor bepaalde systemen met hoge onderhoudskosten en kleine gebruikersaantallen op begroting alle afdelingen terecht kwamen.
Aanpak:
- Totale inventarisatie van ICT middelen: werkplekken, servers, netwerkapparatuur, printers/copiers, licenties en abonnementen
- Technische afschrijving verzet naar 8 jaar; wijziging tactiek vervanging van 1-op-1 naar een ‘doorschuif’-aanpak, waarbij oudere systemen heringezet worden voor minder zware taken en nieuwe apparatuur op de zwaarste en kritische applicaties / bedrijfsprocessen wordt ingezet
- Financiële afschrijving naar 5 jaar gebracht (conform fiscale regels) in overleg met accountant
- Vervanging verouderde en afwijkende telefonie door 1 merk/systeem, in lijn met een migratiestrategie naar VOIP;
- Telecom-leveranciers gevraagd om alle lopende contracten onder te brengen in 1 bedrijfscontract, met 1 verzamelfactuur
- Overbodige en nauwelijks gebruikte telefoonlijnen opgezegd.
- Extra kosten vastgesteld van ICT-beheer en aantallen uren verloren productiviteit ten gevolge van gebrekkige netwerken kleine locaties.
- Business-eigenaar vastgoed overtuigd van business case aanleggen duurdere maar robuuste netwerk-infra.
- Ontwerp en offerte netwerken ICT / TF opgenomen in procedure aanbesteding bouw/inrichting nieuwe locaties.