Case 2: De Uitvoeringsinstantie
Organisatie: grote instelling sociale zekerheid
Omvang: 21.000 medewerkers
Opdracht: Inkrimpen van het legacy-serverpark in voorbereiding op migratie.
Behaald resultaat: Diverse acties zoals kostenverbijzonderingen, heronderhandelingen contracten, rationalisatie servers, consolidatie enz. heeft geleidt tot twee besparingsrondes van €6,5 miljoen per jaar op een exploitatiebudget van €71 miljoen. In totaal een besparing van ruim 18%
Voorgeschiedenis: fusie van 5 onafhankelijke organen.
Aangetroffen:
- Een enorme infrastructuur waarin vrijwel alle (applicatie)systemen vier of vijf keer voorkwamen.
- Leveranciers waren voormalige interne ICT-afdelingen, de contracten een lappendeken van operationele afspraken, bulk-contracten, aanvullende contracten en losse overeenkomsten.
- Financiële afspraken / facturatie liepen uiteen van “prijs per stuk, per maand” tot en met “bulk contract, lump sum per jaar”.
- Technologie: bijna alles wat de afgelopen 15 jaar op de markt was geweest.
- Uitnuttingsgraad: lager dan 17% gemiddeld, veelal rond de 9%.
Aanpak:
- In kaart brengen van infrastructuur rekencentra, koppelen infra aan applicaties en syteemcomplexen.
- Identificeren gebruikers(groepen), functionele eigenaars en in kaart brengen van alle relevante contracten.
- Toewijzen kosten inkoopcontracten naar systeemcomplex, kostenverdeling naar gebruikers(groepen). Vaststellen nieuwe sleutels doorbelasting en afstemming sleutels doorbelasting met financial control en divisies / systeemeigenaren.
- Uitwerken nieuwe inkoopvoorwaarden met een heldere relatie gebruik / kosten.
- Heronderhandelen contractering bij jaarlijkse verlening van lopende contracten.
- Borgen nieuwe voorwaarden door aanpassing van mantelcontracten en product/diensten catalogi.
- Opzetten of sterk verbeteren reguliere rapportages leveranciers mbt configuratie en capaciteits-management.
- Identificeren laag- of geheel niet benutte systemen.
- Uitwerken consolidatie-tactiek volgens de afweging hoogste kostenreductie bij laagste impact en risico.
- Diverse acties in gang laten zetten bij leveranciers.
- Deels verplaatsen apps naar minder fysieke systemen, deels uitfaseringen sec (verplaatsen laatste gebruikers naar vergelijkbare systemen elders in bedrijf) en deels introductie beter passende technologie (virtualisatie, SAN ipv oude kleine servers en lokale opslag).
Kostenbesparingen ingeboekt per uitgefaseerd systeem.
Baten in mindering gebracht op de doorbelasting aan de systeemeigenaar.