Hardware rationalisatie deel 4 van 4

  • In dit afsluitende deel van de serie bieden we een tweede oplossing aan om te komen tot rationalisatie van hardware. De eerste oplossing betrof het toekennen van de kosten op een juiste, correcte, rechtvaardige en tijdige manier aan de gebruikers en eigenaren. Hierdoor ontstaan incentives om afscheid te nemen van te dure en nauwelijks meer gebruikte (oude) hardware.

     
    Ontroesten
    Deze tweede oplossing is gewaagd, maar waarvan het succes navenant is.

    Zet naast de bestaande organisatie een volledig nieuwe organisatie op (green field). Hevel uit de oude organisatie de meest talentvolle medewerkers over, vul dit aan met de beste mensen die in de markt beschikbaar zijn. Laat door hen letterlijk vanaf de grond af aan een nieuwe organisatie opzetten. Zij zijn niet gehinderd door oude structuren, koninkrijkjes, historie, belangen die niet in lijn liggen met het doel van de organisatie en andere blokkeringen die succes in de weg staan.

    Voor de ondersteunende ICT geldt hetzelfde. Zet met de laatste technieken systemen neer waarbij geen hinder is van enige historie of oude verplichtingen. Doordat er geen noodzaak is om connecties te onderhouden met oude ‘obsolete’ systemen, scheelt dit aanzienlijk in de complexiteit, beheer en daarmee kosten. Tenslotte zijn de huidige technieken zoals virtualisatie alweer kostvriendelijker ten opzichte van oudere technologieën.


    Succes verzekerd
    Dat dit succesvol kan, is wel bewezen. Zie hiervoor het succes dat nieuwe spelers op de markt hebben. Spelers die niet gehinderd worden door een bestaande organisatie en veel flexibeler en vooral sneller inspelen op de wensen van de klant, bewijst dat deze aanpak werkt.

    Zelfs de bestaande verzekeringsmaatschappijen richten nieuwe maatschappijen op die los staan van hun moeder om op die manier beter en sneller in te kunnen spelen op de wensen van de markt.
     
    Kostenverdeling
    Nadat het ‘green field’ bebouwd is met een nieuwe organisatie moet voorkomen worden dat na enige tijd weer verspilling ontstaat. Verspilling ontstaat onder meer doordat systemen niet meer volledig gebruikt worden. Anders gesteld, tenzij iemand zich persoonlijk verantwoordelijk voelt voor de kosten of bij zuinig gedrag daarvoor persoonlijk beloond wordt, gaan de kosten weer toenemen. Om dit te voorkomen moeten kosten op een rechtvaardige manier worden toegekend aan de gebruikers/eigenaren.

    Met het vullen van het green field moet gelijktijdig een systeem worden opgezet van kosten doorbelasting. Op die manier blijft de organisatie gevrijwaard van verspilling.

     
    Beleid
    Kostenverbijzondering alleen voorkomt echter niet dat een rekencentrum gevuld wordt met een diversiteit aan infrastructuur. Hier is beleid voor nodig wat nageleefd wordt. Dit is een taak van de ICT manager. Hij moet architectuur en beleid ontwikkelen en uitdragen. Vervolgens wordt voorkomen dat persoonlijke hobby’s van projectleiders en business een plek krijgen binnen het ICT domein.

     
    Samenvatting
    De geschetste problematiek van hardware rationalisatie en legacy systemen is één van de taaiste problemen waar organisaties voor staan. De eerste die het probleem weet op te lossen, pakt ontegenzeggelijk een voorsprong op de markt. En hoewel het probleem alweer enige tijd bekend is en hoge urgentie heeft, is tot nu toe niemand erin geslaagd om met een afdoende oplossing te komen.

     
    In de voorgaande drie delen is de verzekeringsbranche genomen als voorbeeld omdat het probleem hier zo overduidelijk speelt. Maar ook in andere branches komt het voor. De genoemde oplossingen zijn echter gelijk.

    De oplossingen vergen wel moed en leiderschap om ze door te voeren. Zeker bij grotere en complexe organisaties neemt het traject geruime tijd in beslag. En hoe vreemd het ook klinkt niet iedereen is gelukkig zijn met een situatie van transparantie en overzichtelijkheid. Onverwachte tegenwerking zal z’n kop opsteken en proberen het traject te frustreren.

     
    Twee oplossingen die zeker zullen bijdragen aan rationalisatie zijn:

    • Zorg voor een correcte doorbelasting van de kosten naar een voldoende laag aggregatieniveau. Zodanig dat er een ‘marktwerking’ ten aanzien van het gebruik van hardware gaat ontstaan. Op die manier ontstaat een goede samenwerking tussen business en ICT waarmee het gezamenlijke doel gerealiseerd wordt. Het is absoluut noodzakelijk dat de business betrokken is bij het probleem en de oplossing.
    • Zet los van de bestaande organisatie een nieuwe organisatie (green field) op die niet meer wordt gehinderd door de geschiedenis van de oude maatschappij.

    Uiteindelijk wordt met minder (verbeteringen van meer dan 30% zijn haalbaar) kosten dezelfde ondersteuning gerealiseerd. Een belangrijk deel van deze kostenbesparing wordt behaald door rationalisatie.

    Met rationalisatie neemt ook de complexiteit af wat behalve een kostenaspect meerdere voordelen kent:

    • Sneller en flexibeler kunnen reageren op veranderingen;
    • Stabielere omgeving;
    • Afnemen onzichtbare risico’s, bijvoorbeeld verminderde kans op veiligheidslekken.

     

    In dit laatste deel kwam de tweede oplossing aan de orde en sluiten we serie van vier af.

    Over het onderwerp kostenreductie binnen de ICT verschijne op regelmatige tijd blogs. Word vrijblijvend lid van onze LinkedIn Discussion Group: Ratio Consultants ICT besparingen en blijf geïnformeerd over de nieuwste blogs.

    p5rn7vb
Facebook Like Button for Dummies