Help, de gemeente fuseert

  • 23-03-2012. Na het bedrijfsleven is het nu de non-profit sector die zich aan het opmaken is voor een fusiegolf. Gemeentelijke overheden zoeken elkaar steeds vaker op als het gaat om samenwerkingsverbanden. Momenteel zijn er nog 418 zelfstandige gemeenten in Nederland. Binnen enkele jaren zal dit met zeker 1/3 zijn geslonken, is onze verwachting. En het zijn niet altijd de kleinste gemeenten die het betreft.

    De oorzaak is tweeledig:

    • Gemeentes krijgen minder inkomsten terwijl de uitgaven stijgen. Ze zullen moeten besparen op de operationele uitvoeringskosten.
    • Vanuit de landelijke overheid worden steeds meer taken naar de locale gemeenten toegeschoven. Dit vereist specialistische expertise en brengt extra kosten met zich mee.

    Shared Service Center of Adoptiemodel
    Hoewel gemeentes graag hun authenticiteit behouden, ligt een samenwerking op ondersteunende diensten met de buurgemeenten voor de hand. Schoorvoetend en vaak met vertragingen, gaat bij steeds meer gemeentes de champagnefles open en is een samenwerking of fusie een feit.

    De diensten die men gezamenlijk gaat uitvoeren liggen op het vlak van faciliteit management, zoals HRM, ICT, enz.

    ICT leent zich goed om kosten op te besparen zodra wordt overgestapt van decentraal (meerdere gemeentes) naar centraal.
    Hierbij zijn twee samenwerkingsmodellen populair:

    • Shared Service Center (SSC) waarbij alle ICT middelen op een centrale locatie/organisatie terecht komen. Gebruikers, de diverse gemeentes nemen dan daar hun ICT middelen naar behoefte af.
    • Adoptiemodel. Hierin worden de voorzieningen verdeeld over de diverse gemeentes. Eén gemeente zal de ICT onder zijn hoede krijgen en andere gemeente nemen deze weer naar ‘behoefte’ af.

    Financiële omslag
    Welke keuze er ook gemaakt wordt, op het financiële vlak vindt er een omslag plaats.

    Bij gemeentes vallen de ICT kosten onder de algemene middelen. Hierbij wordt de ICT afgenomen naar ‘behoefte’ en wordt deze gefinancierd vanuit de ‘pot’ Algemene Middelen. Er is vrijwel geen gemeente nog te vinden die de werkelijke kosten doorbelast naar de gebruiker/afdeling.

    Het nadeel van deze aanpak is dat de werkelijke kosten van de ‘behoefte’ niet bekend is en daarmee in de praktijk hoger is dan van te voren is ingeschat. Het enige wat men merkt is een jaarlijkse toename van ICT kosten die door gebrek aan transparantie moeilijk en slecht te verklaren is. Het inzicht in ICT kosten ontbreekt.

    Bij een samenwerking tussen gemeentes is dit niet meer houdbaar. Gemeentes zullen onderling niet accepteren dat elke gemeente binnen de samenwerking ICT middelen naar ‘behoefte’ afneemt zonder dat de kosten via een transparante en ‘eerlijke’ verdeelsleutel bij de afnemer terecht komt.

    Helaas ontbreekt het aan kennis en ervaring om hier een goed model voor neer te zetten. Het gevolg hiervan zijn lange discussies om tot een model te komen waar iedereen zich gelukkig bij voelt en in de praktijk ook nog werkbaar en onderhoudbaar is.

    Acceptatievoorwaarden voor draagvlak
    Een model wordt pas geaccepteerd als het aan een aantal voorwaarden voldoet:

    • De verdeelsleutel (van de kosten) moet eenvoudig zijn en aansluiten bij een ‘fairness’ gevoel van alle betrokkenen.
    • De totale ICT kosten moeten op voldoende detailniveau bekend en correct zijn. Ze mag niet oproepen tot discussie.
    • Eenvoudig onderhoudbaar bij wijzigingen.

    Het zijn niet de minste voorwaarden doch belangrijk omdat er dan pas voldoende draagvlak is.
    Ratio Consultants heeft deze kennis en ervaring en heeft een model beschikbaar die aan deze eisen voldoet. De bijbehorende RIKS (zie rechts op deze webpagina onder ‘Downloads’) garandeert een aanpak om het eenmaal opgezette model ook te vullen met de juiste gegevens en deze actueel te houden.

    Meer weten?
    Ratio Consultants is gespecialiseerd in het zichtbaar maken van alle ICT kosten. Heeft u vragen, verzoeken, opmerkingen etc., neem dan gerust contact op. Over het onderwerp kostenbeheersing en -reductie binnen de ICT verschijnen regelmatig blogs. Word vrijblijvend lid van onze LinkedIn Discussion Group: ‘ICT Kostenreductie’ en blijf geïnformeerd over de nieuwste blogs.

Facebook Like Button for Dummies